KS-SOMED - digitalizacja papierowej dokumentacji medycznej

[Michał]

Hej,

mamy tony papierowej dokumentacji medycznej pacjentów. Tak naprawdę to nadal jest "produkowana" przez niektórych lekarzy. Są już projekty MZ, wg których dokumentację papierową będzie można zniszczyć po zeskanowaniu. Oczywiście nie będziemy niszczyć dokumentacji papierowej, ale dla wygody pracy lekarzy (zwłaszcza w wypadku pracy zdalnej i teleporad, np. kiedy lekarz jest na kwarantannie) myślę o tym żeby powoli zabrać się za skanowanie papierowej dokumentacji medycznej i dołączanie jej do KS-SOMED.
Chciałbym mieć nad tym kontrolę (a przynajmniej częściowo), dlatego wymyśliłem sobie taki scenariusz.
Na urządzeniu wielofunkcyjnym konfiguruję skrót dzięki czemu Panie w rejestracji jednym przyciskiem skanują dokumentację pacjenta a plik ze skanem trafia do mnie na dysk sieciowy. Otwieram plik i sprawdzam czy jest ok (czy są wszystkie strony, czy nie ma jakiś innych błędów). Taki skan "wrzucam" osobiście do kartoteki właściwego pacjenta w KS-SOMED, a dzięki temu lekarz będzie mógł podczas każdej wizyty przeglądać pełną dokumentację medyczną pacjenta.

Teraz kilka pytań
1. Czy ktoś już coś podobnego robił i ma jakieś rady?
2. Czy macie jakieś sprawdzone parametry skanu (tak aby pliki były jak najmniejsze ale dobrej jakości ?
3. Jaka jest najlepsza ścieżka dodawania takiego skanu w KS-SOMED aby był traktowany jako dokumentacja medyczna danego pacjenta?
4. Jaka jest najlepsza ścieżka dostępu do takiej dokumentacji medycznej dla lekarza i np. rejestracji?
5. Rozumiem, że mają uruchomiony ZSIREP takie skany trafią do jego bazy a nie KS-SOMED i przez to baza someda nie zacznie mi nagle puchnąć?

[MK]

Sprostuję jedną rzecz. Baza SOMED NIGDY nie puchła od zdjęć, skanów itp. One zawsze były przechowywane w katalogu sieciowym. Tu nic się nie zmieniło, ZSIRep dla takich dokumentów pełni po prostu rolę tego katalogu sieciowego. Oczywiście jednocześnie udostępniając możliwość zapewnienia bezpieczeństwa tych plików i kontroli dostępu do nich.  Katalog sieciowy - każdy użytkownik musiał mieć go zamapowany i każdy mógł dowolny plik pobrać, usunąć zmodyfikować, przeglądać zgodnie z uprawnieniami do katalogu sieciowego bez względu kim był w KS-SOMED. Aby ucywilizować ten aspekt pracy z plikami powstał ZSIRep który sam zarządza katalogiem, nikomu innemu żaden dostęp do niego nie jest potrzebny i sam ZSIRep udostępnia pliki i kontroluje dostęp.
Oczywiście pewne pliki - XML - były przechowywane w bazie i tu rzeczywiście ZSIRep zapewnia, że baza nie rośnie od nich, jednakże scany, zdjęcia, plik video czy audio nigdy w bazie nie siedziały.

[Michał]

Dzięki za sprostowanie. Czy może Pan się podzielić wiedzą na temat tego jak Pan by widział zaproponowane przeze mnie rozwiązanie albo jak to rozwiązali inni Wasi klienci?

[SliFek]

Michał

Z moich rozmów z Archiwum Państwowym (dwa-trzy lata temu) wynikało, że skan dokumentacji medycznej zawsze będzie traktowany jako kopia tejże dokumentacji. Weź to pod uwagę przy projektowaniu przechowywania. Dygitalizację starych kart odpuściliśmy z tego powodu, bo obowiązek zachowania oryginału pozostawał.

Założyliśmy, że będziemy budować tą cyfrową dokumentację medyczną w ramach użytkowania, a sięganie dalej niż kilka miesięcy, jest w sumie bardzo rzadkim przypadkiem, dlatego nie zaprzątamy sobie tym głowy i z czasem skutecznie zarchiwizujemy papier, a EDM pozostanie pod Somedem.

Co do dołączania dokumentacji, to pogadaj ze swoim handlowcem, mają swoją apkę i połączenie z niektórymi urządzeniami (m.in. Ricoh), które po zeskanowaniu dołączają plik jako element dokumentacji medycznej pacjenta.

[Brutus69]

My prowadzimy pełną dokumentację  elektroniczną  od 2008 r., skanujemy praktycznie wszystko i oryginały dokumentów dajemy pacjentom  U nas  zarówno w rejestracji jaki każdy gabinecie lekarskim jest podłączony skaner Kodak Scanmate I1150. Swojego czasu był to jedyny skaner zintegrowany niejako z Somedem - 1 przycisk i dokument jest w w karcie pacjenta.Szybki  dwustronny skaner od razu zapisuje wielostronicowe pliki w formacie pdf co bardzo ułatwia późniejsze ich przeglądanie. Z mojego doświadczenia bardzo ważne jest dobre opisanie pliku - czy jest to np karta informacyjna z jakiego oddziału z jakiego okresu itp. Nie rozumiem sensu weryfikacji zeskanowanych dokumentów i nie wyobrażam sobie żeby jedna osoba była w stanie przejrzeć wszystkie zeskanowane dokumenty - to jest olbrzymia ilość danych, po kilku dniach grozi frustracją znacznego stopnia. Zresztą któż lepiej niż pracownicy medyczni wiedza jakiego rodzaju dane są dokumentami medycznymi wartymi dołączenia do karty pacjenta . Mogę polecić rozwiązanie aby każdy lekarz miał u siebie w gabinecie skaner ? pacjenci często wyciągają z torebki różne wyniki badań i karty informacyjne zdecydowanie upraszcza sprawę jeżeli lekarz ma możliwość doskanowanie takiego dokumentu do karty pacjenta. Rozważałem zakup urządzenia wielofunkcyjnego współpracującego z Somedem ale zrezygnowałem z tego rozwiązania z powodu szybkości i skomplikowania działania, urządzenie wielofunkcyjne będzie musiało się nagrzać, następnie rejestratorka musi się zalogować podając PIN, następnie z klawiatury urządzenia wielofunkcyjnego wpisać PESEL pacjenta i z tej klawiatury opisać zdjęcie. O wiele szybciej i prościej zrobić to w Somedzie  i lepsza klawiatura i ekran. Można skanować z różnych poziomów programu.

[Michał]

Dzięki za odpowiedzi.
tak wiem, że tak było i jest, że pomimo skan to zawsze kopia i nie ma możliwości zniszczyć papierowego oryginału. Jednak w jednym z artykułów nowa Pani dyrektor CEZ zapowiedziała, że trwają prace nad zmianą tych przepisów i po zeskanowaniu będzie można zniszczyć papier.

Może faktycznie nie ma sensu skanować całej papierowej dokumentacji a tylko na bieżąco skanować "papiery", które przynoszą (a ostatnio coraz częściej przesyłają) pacjenci.

Też uważam, że nie ma sensu iść w jakieś urządzenia kompatybilne z somedem i skanować z poziomu tego urządzenia. Z mojej praktyki wynika, że faktycznie szybciej jest to robić "ręcznie".

Mam zamiar dodawać skany z poziomu Terminarza przez pracowników rejestracji (patrz screen). Czy ktoś ma jakieś cenne wskazówki jak to robić?
Wiadomo, że pacjenta uzupełniam. Co mi da uzupełnienie pola lekarz i poradnia (przypominam, że to POZ)? Czy mogę dodać skan bez wizyty? Co to jest status dokumentu? Macie jakieś przydatne wskazówki odnośnie tego w jaki sposób uzupełniać opis i uwagi czy schemat nazywania plików?

Będę wdzięczny za wszelkie rady.

[Sławek16]

To ja się podepnę w temacie skanowania.
Właśnie zainstalowałem w rejestracji Xerox WorkCentre 3345 (po LAN) i za cholerę nie mogę sprawić aby SOMED zobaczył skaner spod przycisku "SKANUJ". Sterownik TWAIN zainstalowany, soft na kompie normalnie skanuje i póki co zapisuje do folderu sieciowego skąd w SOMEDzie załączam skany poprzez przycisk "Z pliku".
Sytuacja taka sama zarówno na Win7 jak i Win10.
Poprzednie urządzenie CANONa dawało radę i rejestratorki się przyzwyczaiły do bezpośredniego skanowania do SOMEDa. Teraz muszą skanować i zapisywać do plików a następnie z SOMEDa wybierać te pliki co jest uciążliwe.
Macie jakieś patenty na skanery ?
Błąd pojawiający się po naciśnięciu przycisku "Skanuj":

[Sławek]

@Michał

Przy skanowaniu warto mieć już zainstalowany program KS-ZSIREP a najlepiej zsychronizowany z drugim ZSIREP-em żeby robił kopię dkumentacji. Udostępnianie katalagu nie jest do końca najlepszym rozwiązaniem.
Co do skanowania to trzeba skonfigurować w opcjach skanowania w module Gabinet.
Natomiast co do rozwiązań skanowania to mam kilka.
1. Najprostsze, zwykły skaner w rejestracji, terminarz i skanowanie.
2. Skanowanie poprzez KSPL tunel, współpracuje z tym rozwiązaniem skaner Kodaka Scan Mate.
Ciekawe rozwiązanie skaner niewiele zajmuje, można wrzucić kilka kartek do skanera i skanuje wszystkie pliki do dokumentacji.
3. Xerox albo Richoh, najbardziej wydajne ale i najdroższe rozwiązanie, bez wsparcia Kamsoftu raczej się nie zainstaluje. Działa jako urządzenie sieciowe, z dedykowaną aplikacją na urządzeniu Arichmedes albo Mediscan. Logujemy się na urządzeniu tak jak do Somed , wybieramy pacjenta i skanujemy bezpośrednio do programu. Sprawdza się w dużych placówkach i filiach, warto teraz rozważyć to rozwiązanie jak jest dofinansowanie w POZ.
4. W sumie mam jeszcze jedno rozwiązanie. Jeżeli mamy filie i pulpity zdalne to często są problemy z nowymi drukarkami a skanowanie po pulpicie nie działa. Fajnym rozwiązaniem i naprawdę prostym w obsłudze jest TSPrint i TSscan, dodatkowo można miesiąc testować.

[Michał]

Jeszcze raz dzięki Sławek za cenne informacje.
Ja tylko jeszcze w kwestii możliwości niszczenia dokumentacji papierowej. Pojawił się (niezłe wyczucie czasu artykuł traktujący o tej kwestii w związku z projektowanymi zmianami przepisów w tej kwestii: https://prostetorodo.pl/2020/09/22/digitalizacja-dokumentacji-medycznej/

[Brutus69]

2. Skanowanie poprzez KSPL tunel, współpracuje z tym rozwiązaniem skaner Kodaka Scan Mate.
Ciekawe rozwiązanie skaner niewiele zajmuje, można wrzucić kilka kartek do skanera i skanuje wszystkie pliki do dokumentacji.]

[Brutus69]

W ten sposób skanujemy z filii przez serwer terminali.
Natomiast do skanera  dołączony jest program smart touch i Kamsoft opracował i udostępnia opis konfiguracji tak, ze po naciśnięciu 1 przyciski dokument skanuje się i  automatycznie wstawia do someda jako plik pdf.